Benachrichtigungen
In diesem Menüpunkt können Sie die Vorlagen für die unterschiedlichen globalen Benachrichtigungen editieren. Benachrichtigungen können global für alle Dienststellen definiert werden oder auch für jede Dienststelle individuell.
Kurs-Benachrichtigungen
Die individuelle Mail an KursteilnehmerInnen kann als Vorlage ausgewählt werden, wenn eine Mail an alle TeilnehmerInnen eines Kurses über die TeilnehmerInnenliste verschickt wird. Eine solche Vorlage kann auch in Organisationseinheiten erstellt werden und steht dann zusätzlich zur Verfügung.
Die E-Mail für die Kurs-Zuweisung wird verschickt, wenn für MitarbeiterInnen ein neuer Kurs zugewiesen wurde. Es gibt jeweils eine Vorlage für verpflichtende Zuweisungen oder für freiwillige Zuweisungen (wenn sich Mitarbeitende selbst über das Fortbildungsangebot anmelden).
Alle diese drei Vorlage gibt es auch in den Seminar-Benachrichtigungen.
#NEU Es besteht weiters die Möglichkeit, Erinnerungsemails für bald endende Kurszuweisungen zu konfigurieren. Diese Benachrichtigungen können für MitarbeiterInnen und Führungskräfte, die personalverwaltende Stelle und/oder OE-AdministratorInnen aktiviert werden. Der Versand erfolgt innerhalb eines individuell festgelegten Zeitraums vor Ablauf der Kurszuweisung.
Es kann eine Erinnerungsbenachrichtigung für MitarbeiterInnen eingerichtet werden, wobei festgelegt werden kann, wie viele Tage vor Ablauf der Kurszuweisung die Benachrichtigung erfolgen soll.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Benachrichtigungen für Führungskräfte, OE-AdministratorInnen und/oder die personalverwaltende Stelle zu aktivieren. Auch hier kann individuell festgelegt werden, wie viele Tage vor Ablauf der Zuweisung diese Empfänger informiert werden sollen und wer genau die Benachrichtigung erhalten soll.
Globale Benachrichtigungen
Die Willkommens-Nachricht für neu angelegte Benutzer wird verschickt, wenn der Organisationseinheits-Admin einen Benutzer neu angelegt hat. Wurde die Option gewählt, die Willkommensnachricht später zu verschicken, Kann das in den Organisationseinheiten nachgeholt werden.
Zusammenfassung über Fortbildungen
Diese E-Mail beinhaltet für die Mitarbeitenden eine Auflistung aller ihnen verpflichtend zugewiesenen Kurse sowie die Seminare, bei denen die Mitarbeitenden auf der TeilnehmerInnenliste sind.
Individuelle E-Mail an MitarbeiterInnen
Diese Benachrichtigungsvorlage kann ausgewählt werden, wenn beim Menüpunkt MitarbeiterInnen über das E-Mail-Symbol eine E-Mail versendet werden soll.
Seminar Benachrichtigungen
Hier können Sie Benachrichtigungen einstellen, die den Mitarbeitenden bei Seminaren zugeschickt werden.
Individuelle E-Mail an Seminarteilnehmer
Diese Vorlage wird verwendet, wenn Sie über die TeilnehmerInnenliste bei Seminaren eine Mail an die Teilnehmenden schicken.
Seminarzuweisung
Diese Benachrichtigung wird an die Mitarbeitenden ausgesendet, wenn ein Seminar zugewiesen wurde. Wie schon bei Kursen kann auch hier zwischen verpflichtenden und freiwilligen Seminarzuweisungen unterschieden werden.
Anmeldung zum Seminar mit Fixplatz
Diese Benachrichtigung ergeht an Mitarbeitende, wenn diese sich für ein Seminar ohne Genehmigungsliste anmelden und durch Ihre Anmeldung direkt auf einem Fixplatz landen.
Anmeldung zum Seminar, auf Warteliste verschoben
Gelangt ein Mitarbeitender durch seine Anmeldung auf der Warteliste eines Seminars wird diese Benachrichtigung zugeschickt.
Anmeldung zum Seminar, auf Genehmigungsliste verschoben
Handelt es sich bei der Anmeldung um ein Seminar mit Genehmigungsliste, gelangt der Mitarbeitende zunächst auf diese Liste. Dazu wird diese Benachrichtigung verschickt.
Seminar-Teilnahme abgelehnt
Wenn eine Anmeldung auf der Genehmigungsliste abgelehnt wird, erhält der Mitarbeitende diese Benachrichtigung zugeschickt.
Neue TeilnehmerInnen in Genehmigungsliste (für OE-Führungskräfte)\ Diese Benachrichtung erhalten OE-Führungskräfte, wenn sich ein Mitarbeitender neu zur Genehmigungsliste anmeldet. Es gibt hier drei Einstellungen:
- Globale Einstellungen verwenden
Hier werden die globalen Einstellungen des Smart-Study LMS verwendet.
- Benachrichtigung versenden
Damit wird die hier eingestellte Benachrichtigung verschickt.
- Keine Benachrichtigung versenden
Mit dieser Einstellung wird keine Benachrichtigung versandt.
TeilnehmerIn von der Warteliste abmelden
Wenn ein Mitarbeitender von der Warteliste auf die Abmeldeliste verschoben wird, wird diese Benachrichtigung verschickt.
TeilnehmerIn von der Teilnehmerliste abmelden
Diese Nachricht wird verschickt, wenn ein Mitarbeitender von der Teilnahmeliste abgemeldet wird.
Abmeldung wurde bestätigt
Falls sich ein Mitarbeitender von einem Seminar abmeldet wird diese Benachrichtigung verschickt.
Neue TeilnehmerInnen in Abmeldeliste (für OE-Führungskräfte)
Wenn Mitarbeitende auf der Abmeldeliste landen, ergeht diese Benachrichtigung an die OE-Führungskräfte. Es gibt hier zu wieder drei Einstellungen.
- Globale Einstellungen verwenden
Hier werden die globalen Einstellungen des Smart-Study LMS verwendet.
- Benachrichtigung versenden
Damit wird die hier eingestellte Benachrichtigung verschickt.
- Keine Benachrichtigung versenden
Mit dieser Einstellung wird keine Benachrichtigung versandt.
Seminar Status-Benachrichtigungen
Bei diesen Benachrichtigungen geht es um Mails, die Teilnehmende erhalten, wenn sie zu einer der Listen, also Genehmigungs-, Warte- oder Abmeldeliste, verschoben werden. Es gibt Benachrichtigungen für folgende Seminar-Statusänderungen:
Von Seminar-Genehmigungsliste auf Warteliste verschoben
Diese Benachrichtigung wird an die Mitarbeitenden ausgesendet, wenn sie von der Genehmigungsliste aufrücken und einen Fixplatz in einem Seminar erhalten.
Von Seminar-Genehmigungsliste auf Fixplatz verschoben
Wenn die Anmeldung eines Mitarbeitenden genehmigt wird, und dieser dann auf die Teilnahmeliste verschoben wird, ergeht diese Benachrichtigung.
Von Seminar-Warteliste auf Genehmigungsliste verschoben
Wenn ein Mitarbeitender von der Warteliste zurück auf die Genehmigungsliste verschoben wird, wird diese Benachrichtigung verschickt.
Von Seminar-Warteliste auf Fixplatz verschoben
Diese Benachrichtigung wird an die Mitarbeitenden ausgesendet, wenn sie von einem Wartelistenplatz aufrücken und einen Fixplatz in einem Seminar erhalten.
Von Seminar-Fixplatz auf Warteliste verschoben
Diese Benachrichtigung wird an die Mitarbeitenden ausgesendet, wenn die Person von einem Fixplatz wieder zurück auf einen Wartelistenplatz gerückt wurde.
Von Seminar-Fixplatz auf Genehmigungsliste verschoben
Im Fall das ein Mitarbeitender von einem Fixplatz zurück auf die Genehmigungsliste verschoben wird, wird diese Nachricht verschickt.
Umfrage-Benachrichtigungen
Diese Vorlage wird verwendet, wenn Mitarbeitenden eine Mailbenachrichtigung zu einer neuen Umfragezuweisung verschickt wird.
E-Mail-Vorlagen bearbeiten
Unter Template bearbeiten editieren Sie eine der vorhandenen Vorlagen.
Unter Sprache hinzufügen können Sie die Benachrichtigungen in verschiedenen Sprachen verfassen.
Mit Benachrichtigungstemplate kopieren können Sie ein vorhandenes Template kopieren und in Ihre Vorlage einfügen. Sie können dieses dann weiterbearbeiten.
Verfassen und formatieren Sie Benachrichtigungen mit dem Editor. Um Daten dynamisch in die Benachrichtigung laden zu können, benötigen Sie Platzhalter. Sie finden alle verfügbaren in der Menüleiste unter Platzhalter. Nach Auswahl des gewünschten Platzhalters erscheint dieser an der Stelle, an der sich Ihr Cursor zurzeit befindet. So platzieren Sie die Platzhalter an jeder beliebigen Stelle in der E-Mail.
Je nach Benachrichtigungstyp gibt es unterschiedliche Pflicht- oder optionale Platzhalter. Mögliche Platzhalter sind:
| Platzhalter | Erklärung |
|---|---|
| {{url}} | Links zu den Kurs-Listen der E-Mail-Empfangenden |
| {{assignedCourse}} | Name des zugewiesenen Kurses |
| {{assignmentDuration}} | Dauer der Zuweisung |
| {{employeeFullName}} | Vollständiger Name der/des Mitarbeitenden |
| {{employeeFirstName}} | Vorname der/des Mitarbeitenden |
| {{employeeLastName}} | Nachname der/des Mitarbeitenden |
| {{currentDate}} | Aktuelles Datum bei Mailversand |
| {{assignedSeminar}} | Name des zugewiesenen Seminars |
| {{seminarDescription}} | Beschreibung des Seminars |
| {{seminarLecturersNames}} | Name des/der Vortragenden |
| {{seminarSectionsNames}} | Namen der Seminar-Abschnitte |
| {{seminarSectionsNamesWithDescriptions}} | Namen der Seminar-Abschnitte mit Beschreibung |
| {{seminarSectionsNamesWithBlocksNames}} | Namen der Seminar-Abschnitte und Seminar-Blöcke |
| {{seminarSectionsNamesWithBlocksNamesAndDescriptions}} | Namen der Seminar-Abschnitte und Seminar-Blöcke sowie deren Beschreibungen |
| {{seminarSectionsNamesWithBlocksAndDetails}} | Namen der Seminar-Abschnitte, Seminar-Blöcke sowie deren Details |
| {{assignedSurveys}} | Name der zugewiesenen Umfrage |
| {{assignmentDate}} | Datum der Zuweisung |
| {{timeToComplete}} | Zeitspanne, in der die Fortbildung absolviert werden soll |
| {{email}} | E-Mail-Adresse |
| {{password}} | Passwort |
| {{assignmentList}} | Liste aller zugewiesenen Fortbildungen der E-Mail-Empfangenden |
Vergessen Sie bitte nicht, auf Template speichern zu klicken!
Templates in OE-Einheiten und MA-Gruppen
Das Template kann dann für Benachrichtigungen in Organisationseinheiten und MitarbeiterInnengruppen verwendet werde.
Mit dem Button Benachrichtungs-Template kopieren kann das Template ausgewählt werden. Das erlaubt einheitliche Benachrichtigungen und verhindert Fehler in den E-Mails.
Unabhängig davon, ob Sie ein eigenes Template erstellen oder ein vorgefertigtes Template einstellen, vergessen Sie bitte nicht, auf den Button Template speichern zu klicken!
Für die Kurs-Zusammenfassung kann man zusätzlich einstellen, ob man keine Benachrichtigungen versendet, das global definierte Erinnerungsintervall verwendet oder wöchentlich eine Erinnerungsmail/Kurs-Zusammenfassung an MitarbeiterInnen versendet.