Organisationeinheitsprofil
Übersicht
In der Übersicht erscheint ganz oben die Organisationsstruktur mit ihren Suborganisationseinheiten. Diese Anzeige lässt sich mit den Buttons Alle aufklappen und Alle einklappen verändern. Alternativ können Sie die Struktur auch über die Plus und Minus Symbole im linken Bereich der jeweiligen Einheit auf- bzw. einklappen. Ein Klick auf eine aufgeklappte Subeinheit führt zur deren Übersicht. Die aktuell ausgewählte Organisationseinheit ist farblich (Schrift in blau) markiert.
Organisationseinheitsdaten
Weiter unten erscheinen die Organisationseinheitsdaten. Diese bieten eine Übersicht über den MitarbeiterInnenstatus, welcher farblich codiert ist. Für alle abgeschlossenen, offenen und überfälligen Kurse gibt es jeweils eine eigene Farbe. Diese wird in den allgemeinen Einstellungen im Menüreiter „Design" festgelegt. Der äußere Kreis des Diagramms stellt den durchschnittlichen Status der Mitarbeitenden innerhalb dieser Organisation dar. Der innere Kreis zeigt zum Vergleich den globalen MitarbeiterInnen-Status aller Nutzer im System.
Außerdem wird der Name der Organisationseinheit, in welcher Sie sich gerade befinden angezeigt. Darunter werden die Organisationseinheits-Rollen Administrator, Führungskraft und Personalverwaltende Stelle angezeigt.
Unter den Rollen befinden sich zwei Schaltflächen. Die erste Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn an Personen in der Organisationseinheit noch keine Willkommensnachricht gesendet wurde. Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird die Nachricht automatisch an alle Personen versendet, die sie noch nicht erhalten haben.
Mit Klick auf die zweite Schaltfläche können Sie die Organisationseinheits-Rollen Führungskraft und Personalverwaltende Stelle bearbeiten. HINWEIS: Der Administrator kann nur im Bearbeitungsmodus der Organisation bearbeitet werden. Dafür klicken Sie auf das Stift-Symbol in der oberen rechten Ecke.
Mitglieder
Rechts daneben gibt es eine Übersicht über die Mitglieder der Organisationseinheit. Diese Liste lässt sich alphabetisch nach dem Nachnamen sortieren und kann auch mithilfe einer Suchfunktion durchsucht werden.
Mitarbeitende zu einer Organisationseinheit hinzufügen
Darunter können Sie mit einem Klick auf MitarbeiterIn hinzufügen Mitarbeitende zu einer Organisationseinheit zuweisen.
Einsicht in Abschlüsse und Zertifikate
Wenn Sie direkt auf den Namen einer bzw. eines Mitarbeitenden klicken, kommen Sie zu dessen MitarbeiterInnenprofil. In diesem Profil sehen Sie unter anderem die zugewiesenen Fortbildungen, Abschlüsse und Zertifikate dieser Person (siehe unter: [MitarbeiterInnenprofil –](../../MitarbeiterInnenprofil –.md) [Einsicht in Abschlüsse und Zertifikate](../../Einsicht in Abschlüsse und Zertifikate.md)).
Genehmigungsliste
In der Genehmigungsliste kann man jene MitarbeiterInnen sehen, die auf eine Genehmigung für ein Seminar warten. Auf die Liste kommen Mitarbeitende, die sich für ein Seminar anmelden, das eine Genehmigungsliste aktiviert hat.
Die Genehmigungsliste ist nur sichtbar, falls es Teilnehmende in der Organisationseinheit gibt, die auf eine Genehmigung für ein Seminar warten, unabhängig davon, ob dieses Seminar der gesamten Organisationseinheit zugewiesen wurde oder nur einzelnen Personen.
Hier können Sie die Anmeldung von Mitarbeitenden zu einem Seminar genehmigen oder ablehnen. Alternativ ist dies auch direkt im jeweiligen Kurs unter dem Reiter „TeilnehmerInnenliste“ möglich. Zudem wird eine Vorschau des Seminars angezeigt, wenn Sie mit der Maus darüber fahren.
Die Genehmigungsliste für MitarbeiterInnengruppen folgt demselben Prinzip.
Zugewiesene Fortbildungen
Je nach Tab, sind alle zugewiesenen Kurse bzw. Seminare für diese Organisationseinheit aufgeführt.
Die jeweilige Liste lässt sich nach Fortbildungsnamen, Starttermin und Fortbildungsende sortieren und filtern. Wie gewohnt steht auch hier eine Suchfunktion zur Verfügung.
Wurden Fortbildungen bereits absolviert, wird das durchschnittliche Ergebnis angezeigt. Daneben gibt es, farblich codiert, einen Überblick über den Status aller MitarbeiterInnen (abgeschlossen, offen, überfällig). Sind MitarbeiterInnen vorhanden, so können Sie auf den Status klicken und sehen die TeilnehmerInnenliste sortiert in den einzelne Staus.
Ganz rechts gibt es das Stift-Symbol zur Änderung der Zuweisungen und den Papierkorb um eine zugewiesene Fortbildung zu entfernen. Die Fortbildung wird dabei nicht aus dem System gelöscht, sondern lediglich die Zuweisung zur Organisationseinheit. MitarbeiterInnen, die eine entfernte Fortbildung bereits abgeschlossen haben, sehen diese auch nicht mehr im Menüpunkt Fortbildungen, behalten aber das erworbene Zertifikat.
Zusätzlich können Sie die Liste der Zugewiesenen Fortbildungen exportieren mit folgenden Informationen:
Newsfeed
Unter dem Menüpunkt Newsfeed können Einstellungen für den Newsfeed getroffen werden.
Erst wenn die Einstellung Newsfeed aktivieren aktiviert worden ist, steht der Newsfeed zur Verfügung. Sie können einstellen, ob Nicht-AdministratorInnen Posts und Kommentare verfassen dürfen und ob der Newsfeed auch für alle Suborganisationseinheiten aktiviert werden soll. Der Gefällt mir nicht Button kann hier ebenfalls aktiviert werden.
Nach dem Speichern können Sie sofort Beiträge verfassen.
Als Organisationseinheits-Admin können Sie den Chat auch in Ihnen untergeordneten Organisationseinheiten aktivieren bzw. deaktivieren.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit in Chats Nachrichten zu löschen. Dies ist über das Papierkorbsymbol am Ende jeder Nachricht möglich.
Soll ein Beitrag immer ganz oben, auch vor neueren Beiträgen angezeigt werden, aktivieren Sie bitte die entsprechende Checkbox bei Oben fixieren.
Chat
Im Reiter Chat" können Sie einen Chat für diese Organisationseinheit aktivieren. Hier können, im Gegensatz zum Newsfeed, Mitglieder dieser Organisationseinheit Beiträge verfassen und miteinander kommunizieren.
Benachrichtigungen
Unter dem Punkt Benachrichtigungen gibt es die Einstellungen für E-Mails an die Mitglieder einer Organisationseinheit.
Für die Erstellung von Templates verweisen wir auf das Unterkapitel Organisation/Einstellungen/Benachrichtigungen.