Allgemeine Einstellungen

In dem Bereich Allgemeine Einstellungen können Organisationsname", Firmennummer" und die Web URL" eingefügt oder geändert werden. Sie können festlegen, welche Sprachen" in Ihrem System aktiviert werden sollen. Die Standardsprache" kann ebenfalls umgestellt werden.

Wenn mehr als eine Sprache ausgewählt ist, erscheint im System (oben rechts) für alle Rollen ersichtlich ein „Weltkugel"-Symbol über das die Sprache umgestellt werden kann.

Im Feld „Einstellungen für MitarbeiterInnen-Upload“ kann festgelegt werden, welche Position zur Identifikation im System verwendet wird. Dabei stehen folgende Optionen zur Auswahl:

• E-Mail-Adresse
• Personalnummer
• Individuelle Auswahl pro neuer MitarbeiterIn

Wird beispielsweise die E-Mail-Adresse als Kennung festgelegt, darf jede E-Mail nur einmal im System existieren, da doppelte Einträge nicht zulässig sind.

Die Option ID Nummern für Kurse und Seminare nutzen" zeigt vom System automatisch vergebene ID Nummern für Fortbildungen. Diese beginnen mit einem C für Kurse und einem S für Seminare. Wir empfehlen diese Option, da Fortbildungen damit leichter zu finden sind.

Außerdem kann hier eingestellt werden ob MitarbeiterInnen von ausgewählten Organisationseinheiten sich selbst zu Suborganisationseinheiten zuweisen dürfen. Diese Einstellung erzeugt beim ersten Login (für Mitarbeitende mit Zugang über Emailadresse und Passwort direkt nach dem erstmaligen Ändern des Passworts) ein Pop-up, in dem Mitarbeitende selbstständig ihre Zugehörigkeit zu einer untergeordneten Organisationseinheit vornehmen können.

Auch wird hier eingestellt, ob eine Benutzerregistrierung über definierte Passwörter in den Organisationseinheiten erlaubt ist. Mit einem solchem definiertem Passwort wird ein neuer Mitarbeitender direkt einer Organisationseinheit zugewiesen. Das Passwort kann in weitererfolge in den einzelnen Organisationseinheiten definiert werden. Mehr dazu unter Organisationseinheit-hinzufügen.

Mit Zuweisungen zu Organisationseinheiten folgen der Baumstruktur (Zuweisung in übergeordnete Einheiten werden erzwungen) wird ein Mitarbeitender automatisch auch allen übergeordneten Organisationseinheiten zugewiesen. Diese Einstellung hat große Auswirkung auf das Verhalten beim Import von Mitarbeitern via Excel. Mehr dazu finden Sie beim MitarbeiterIn-hinzufügen.

Die Einstellung Administrative Benachrichtigungen für Organisationseinheiten nur an die unterste Ebene der Baumstruktur versenden (an die Organisationseinheiten ohne Untereinheiten) sorgt dafür, dass E-Mail Benachrichtigungen nur an die Organisationseinheits-Admins, Fortbildungserstellenden und/oder Führungskräfte der direkten Organisationsstruktur gesendet werden.

Wird diese Einstellung nicht aktiviert, werden entsprechende Benachrichtigungen auch an alle Rollen der überliegenden Organisationseinheiten verschickt.

Mit dem Punkt Minimale Anzahl an beantworteten Feedbacks damit Ergebnisse angezeigt werden geben Sie die Anzahl von Feedbacks ein, ab der eine Auswertung zur Verfügung gestellt wird. Ist hier eine Eins gesetzt, erfolgt bereits ab der ersten Abgabe eine Auswertung des Feedbacks. Diese Einstellung existiert, um die Anonymität von Nutzenden bei Feedbacks zu gewährleisten. Zwar können nicht einmal Admins einsehen welche Feedbacks von welchen Nutzern abgeschickt worden sind, aber bei sehr geringer TeilnehmerInnenzahl sind Rückschlüsse auf die Antworten möglich.

Mit Erinnerungsmail/Zusammenfassungsmail über offene Fortbildungen an MitarbeiterInnen senden, erlauben Sie regelmäßige Emails vom Smart-Study LMS an alle Mitarbeitenden, die offene Fortbildungen haben.

Wenn Sie den Haken hier setzen können Sie auswählen, in welchen Abständen die Erinnerungsmails verschickt werden. Organisationseinheiten können dazu eigene Einstellungen treffen.

So sieht die Möglichkeit der Einstellungen bei Organisationseinheiten aus. Der Inhalt dieser Mail selbst kann in den Globalen Benachrichtigungen bei den Einstellungen zu Benachrichtigungen geändert werden:

Mit In Fähigkeiten das manuelle Setzen der Gewichtung von Fortbildung aktivieren wird erlaubt, dass bei einer Fortbildung mit mehreren Fähigkeiten die Gewichtung dieser Fähigkeiten eingestellt werden kann.

Menüpunkt „Meine Kompetenzen" anzeigen erlaubt einen zusätzlichen Menüpunkt für alle Nutzenden, in denen Sie sich Fähigkeiten und Kompetenzen ihrer Fortbildungen anzeigen können.

Mit Reihenfolge von Vor- und Nachnamen für die OAuth- und ActiveDirectory-Registrierung wird geregelt, wie das Feld Vollständiger Name bei Mitarbeitenden zusammengesetzt wird. Bitte beachten Sie, dass eine Änderung dieser Einstellung keinen Einfluss auf bereits bestehende Mitarbeitende hat.

In der Zeitzone kann eine Zeitzone für das Smart-Study LMS gesetzt werden. „Europe/Berlin" ist eine der möglichen passenden Zeitzonen.

Die letzte der allgemeinen Einstellungen ist ein Button für Texte für Personalakten-Bericht bearbeiten. Klickt man auf den Button, öffnet sich ein Bearbeitungsfeld. Ganz oben können dabei die verschiedenen Sprachen ausgewählt und bearbeitet werden.

Ebenfalls ermöglicht es die Eingabe von bis zu drei Feldern:

1. Berichtsbeschreibung: Eine prägnante Beschreibung des Berichts, um den Zweck und die Inhalte zu erläutern.
2. Datums-Filter-Beschreibung: Eine Angabe zum Filter für das Datum, um den Berichtszeitraum zu definieren.
3. Fußzeile: Ein frei gestaltbarer Text, der am Ende des Berichts erscheint.

Zudem kann ausgewählt werden, ob das Organisationslogo im Bericht verwendet wird, oder ob ein eigenes Logo hochgeladen werden soll.

#NEU Es wurde eine maximale Größe festgelegt, die das Logo im Bericht haben kann.

Mit der Funktion Vorschau des Berichts kann die Dokumentenvorlage angezeigt und überprüft werden. Dies umfasst die Darstellung des Berichts sowie die korrekte Platzierung und Funktionsweise der verwendeten Platzhalter.

Platzhalter kommen im Smart-Study LMS immer wieder zur Anwendung, wenn es um dynamische Inhalte aus dem System geht. So wird beispielsweise mit {{userFirstName}} der Vorname der Mitarbeitenden eingefügt, für die der jeweilige Bericht erstellt wird. Weitere Platzhalter finden Sie bei Benachrichtigungen.