Benachrichtigungen
Unter Benachrichtigungen finden Sie die Einstellungen für automatisierte E-Mails an die Mitglieder einer Organisationseinheit. Standardmäßig sind globale Benachrichtigungs-Templates voreingestellt. Diese können auf die eigenen Bedürfnisse der OE-Einheit angepasst werden.
Mit dem Button Benachrichtigungs-Template kopieren kann ein Template ausgewählt werden. Das erlaubt einheitliche Benachrichtigungen und verhindert Fehler in den E-Mails.
Unabhängig davon, ob Sie ein eigenes Template er- oder ein vorgefertigtes Template einstellen, vergessen Sie bitte nicht, auf den Button Template speichern zu klicken!
Voreingestellte E-Mail-Templates
Im Folgenden werden alle E-Mail-Templates, also die Vorlagen für automatische Benachrichtigungen, vorgestellt, die über das Smart-Study LMS an Mitarbeitende verschickt werden.
Kurs-Benachrichtigungen
Individuelle E-Mail an KursteilnehmerInnen
Diese Vorlage wird verwendet, wenn über die TeilnehmerInnenliste bei Kursen oder Seminaren eine E-Mail an die Teilnehmenden verschickt werden soll. Der Platzhalter in der Mitte der Vorlage steht für individuelle Anpassungen vor Versendung zur Verfügung.
Grundsätzlich steht für diese Benachrichtigungen eine globale Vorlage zur Verfügung. Wenn Sie für Ihre Organisationseinheit eine eigene Vorlage erstellen, so können Fortbildungserstellende zwischen der globalen und der Vorlage der Organisationseinheit wählen.
Kurszuweisung
Diese Benachrichtigung wird an die Mitarbeitenden ausgesendet, wenn ihnen ein Kurs zugewiesen wurde. Hier gibt es zwei Templates: Eines für Verpflichtende Kurszuweisung und eines für Freiwillige Kurszuweisung.
Globale Benachrichtigungen
Bei einer globalen Zuweisung erscheint eine Sicherheitsabfrage mit Hinweis, dass alle Mitarbeitenden im LMS betroffen sind. So wird unbeabsichtigtes Zuweisen vermieden.
NutzerInnen erhalten Benachrichtigungen im System, wenn ihnen ein Lernpfad zugewiesen, geändert oder entfernt wird. Die Benachrichtigungen sind klickbar und führen direkt zum jeweiligen Lernpfad.
Willkommens-Nachricht für neu angelegte BenutzerInnen
Diese Benachrichtigung wird an die Mitarbeitenden ausgesendet, wenn sie im System neu angelegt wurden. Diese E-Mail beinhaltet die Zugangsdaten, das Passwort sowie einen direkten Link zum Smart-Study LMS.
Zusammenfassung über Fortbildungen
Diese E-Mail beinhaltet für die Mitarbeitenden eine Auflistung aller ihnen verpflichtend zugewiesenen Kurs sowie die Seminare, bei denen die Mitarbeitenden auf der TeilnehmerInnenliste sind.
Sie haben die Auswahl zwischen folgenden Einstellungen:
- Keine Benachrichtigung versenden
- Global definiertes Erinnerungsintervall verwenden
- Hier wird die Einstellung verwendet, die für das gesamte Smart-Study LMS Gültigkeit besitzt.
- Erinnerungsmail/Kurszusammenfassung an MitarbeiterInnen versenden
- Wählen Sie diese Option, müssen Sie den Intervallabstand sowie den Wochentag, an dem die Benachrichtigung ausgesendet werden soll, einstellen.
Vergessen Sie nicht, Ihre Einstellungen mit Speichern zu sichern.
Seminar-Benachrichtigungen
Hier können Sie Benachrichtigungen einstellen, die den Mitarbeitenden bei Seminaren zugeschickt werden.
Individuelle E-Mail an Seminarteilnehmer
Diese Vorlage wird verwendet, wenn Sie über die TeilnehmerInnenliste bei Seminaren eine Mail an die Teilnehmenden schicken. Seminarzuweisung
Diese Benachrichtigung wird an die Mitarbeitenden ausgesendet, wenn ein Seminar zugewiesen wurde. Wie schon bei Kursen kann auch hier zwischen verpflichtenden und freiwilligen Seminarzuweisungen unterschieden werden.
Anmeldung zum Seminar mit Fixplatz
Diese Benachrichtung ergeht an Mitarbeitende, wenn diese sich für ein Seminar ohne Genehmigungsliste anmelden und durch Ihre Anmeldung direkt auf einem Fixplatz landen.
Die Links in Genehmigungs E-Mails für Seminare leiten abhängig von der Rolle korrekt weiter: Führungskräfte gelangen direkt zur Genehmigungsliste ihrer Organisationseinheit, während Kontaktpersonen oder Erstellende zur Teilnehmerliste des Seminars weitergeleitet werden. Bei fehlenden Rechten wird eine entsprechende Hinweisnachricht angezeigt.
Anmeldung zum Seminar, auf Warteliste verschoben
Gelangt ein Mitarbeitender durch seine Anmeldung auf der Warteliste eines Seminars wird diese Benachrichtung zugeschickt.
Anmeldung zum Seminar, auf Genehmigungsliste verschoben
Handelt es sich bei der Anmeldung um ein Seminar mit Genehmigungsliste, gelangt der Mitarbeitende zunächst auf diese Liste. Dazu wird diese Benachrichtigung verschickt.
Seminar-Teilnahme abgelehnt
Wenn eine Anmeldung auf der Genehmigungsliste abgelehnt wird, erhält der Mitarbeitende diese Benachrichtigung zugeschickt.
Neue TeilnehmerInnen in Genehmigungsliste (für OE-Führungskräfte) Diese Benachrichtung erhalten OE-Führungskräfte, wenn sich ein Mitarbeitender neu zur Genehmigungsliste anmeldet.
Es gibt hier drei Einstellungen:
- Globale Einstellungen verwenden
Hier wird die globale Einstellung des Smart-Study LMS verwendet.
- Benachrichtigung versenden
Damit wird die hier eingestellte Benachrichtigung verschickt.
- Keine Benachrichtigung versenden
Mit dieser Einstellung wird keine Benachrichtigung versandt.
TeilnehmerIn von der Warteliste abmelden
Wenn ein Mitarbeitender von der Warteliste auf die Abmeldeliste verschoben wird, wird diese Benachrichtigung verschickt.
TeilnehmerIn von der Teilnehmerliste abmelden
Diese Nachricht wird verschickt, wenn ein Mitarbeitender von der Teilnahmeliste abgemeldet wird.
Abmeldung wurde bestätigt
Falls sich ein Mitarbeitender von einem Seminar abmeldet wird diese Benachrichtung verschickt.
Neue TeilnehmerInnen in Abmeldeliste (für OE-Führungskräfte)
Wenn Mitarbeitende auf der Abmeldeliste landen, ergeht diese Benachrichtung an die OE-Führungskräfte. Es gibt hierzu wieder drei Einstellungen:
- Globale Einstellungen verwenden
Hier wird die globale Einstellung des Smart-Study LMS verwendet.
- Benachrichtigung versenden
Damit wird die hier eingestellte Benachrichtigung verschickt.
- Keine Benachrichtigung versenden
Mit dieser Einstellung wird keine Benachrichtigung versandt.
Seminar Status-Benachrichtigungen
Bei diesen Benachrichtigungen geht es um Mails, die Teilnehmende erhalten, wenn sie zu einer der Listen, also Genehmigungs-, Warte- oder Abmeldeliste, verschoben werden. Es gibt Benachrichtungen für folgende Seminar-Statusänderungen:
Von Seminar-Genehmigungsliste auf Warteliste verschoben
Diese Benachrichtigung wird an die Mitarbeitenden ausgesendet, wenn sie von der Genehmigungsliste aufrücken und einen Fixplatz in einem Seminar erhalten.
Von Seminar-Genehmigungsiste auf Fixplatz verschoben
Wenn die Anmeldung eines Mitarbeitenden genehmigt wird, und dieser dann auf die Teilnahmeliste verschoben wird, ergeht diese Benachrichtigung.
Von Seminar-Warteliste auf Genehmigungsliste verschoben
Wenn ein Mitarbeitender von der Warteliste zurück auf die Genehmigungsliste verschoben wird, wird diese Benachrichtigung verschickt.
Von Seminar-Warteliste auf Fixplatz verschoben
Diese Benachrichtigung wird an die Mitarbeitenden ausgesendet, wenn sie von einem Wartelistenplatz aufrücken und einen Fixplatz in einem Seminar erhalten.
Von Seminar-Fixplatz auf Warteliste verschoben
Diese Benachrichtigung wird an die Mitarbeitenden ausgesendet, wenn die Person von einem Fixplatz wieder zurück auf einen Wartelistenplatz gerückt wurde.
Von Seminar-Fixplatz auf Genehmigungsliste verschoben
Im Fall, dass ein Mitarbeitender von einem Fixplatz zurück auf die Genehmigungsliste verschoben wird, wird diese Nachricht verschickt.
Umfrage-Benachrichtigungen
Umfragezuweisung
Diese Benachrichtigung wird an die Mitarbeitenden ausgesendet, wenn eine Umfrage zugewiesen wurde.
E-Mail-Templates bearbeiten
Unter Template bearbeiten editieren Sie eine der vorhandenen Vorlagen.
Unter Sprache hinzufügen können Sie die Benachrichtigungen in verschiedenen Sprachen verfassen.
Mit Benachrichtigungstemplate kopieren können Sie ein vorhandenes Template kopieren und in Ihre Vorlage einfügen. Sie können dieses dann weiter bearbeiten.
Verfassen und formatieren Sie Benachrichtigungen mit dem Editor. Um Daten dynamisch in die Benachrichtigung laden zu können, benötigen Sie Platzhalter. Sie finden alle verfügbaren in der Menüleiste unter Platzhalter. Nach Auswahl des gewünschten Platzhalters erscheint dieser an der Stelle, an der sich Ihr Cursor zurzeit befindet. So platzieren Sie die Platzhalter an jeder beliebigen Stelle in der E-Mail.
Je nach Benachrichtigungstyp gibt es unterschiedliche Pflicht- oder optionale Platzhalter. Mögliche Platzhalter sind:
| Platzhalter | Erklärung |
|---|---|
| {{url}} | Links zu den Kurs-Listen der E-Mail-Empfangenden |
| {{assignedCourse}} | Name des zugewiesenen Kurses |
| {{assignmentDuration}} | Dauer der Zuweisung |
| {{employeeFullName}} | Vollständiger Name der/des Mitarbeitenden |
| {{employeeFirstName}} | Vorname der/des Mitarbeitenden |
| {{employeeLastName}} | Nachname der/des Mitarbeitenden |
| {{currentDate}} | Aktuelles Datum bei Mailversand |
| {{assignedSeminar}} | Name des zugewiesenen Seminars |
| {{seminarDescription}} | Beschreibung des Seminars |
| {{seminarLecturersNames}} | Name des/der Vortragenden |
| {{seminarSectionsNames}} | Namen der Seminar-Abschnitte |
| {{seminarSectionsNamesWithDescriptions}} | Namen der Seminar-Abschnitte mit Beschreibung |
| {{seminarSectionsNamesWithBlocksNames}} | Namen der Seminar-Abschnitte und Seminar-Blöcke |
| {{seminarSectionsNamesWithBlocksNamesAndDescriptions}} | Namen der Seminar-Abschnitte und Seminar-Blöcke sowie deren Beschreibungen |
| {{seminarSectionsNamesWithBlocksAndDetails}} | Namen der Seminar-Abschnitte, Seminar-Blöcke sowie deren Details |
| {{assignedSurveys}} | Name der zugewiesenen Umfrage |
| {{assignmentDate}} | Datum der Zuweisung |
| {{timeToComplete}} | Zeitspanne, in der die Fortbildung absolviert werden soll |
| {{email}} | E-Mail-Adresse |
| {{password}} | Passwort |
| {{assignmentList}} | Liste aller zugewiesenen Fortbildungen der E-Mail-Empfangenden |
Vergessen Sie bitte nicht, auf Template speichern zu klicken!